Как сменить интегратора Битрикс24 и не потерять портал

Портал Битрикс24 принадлежит компании, которая за него платит. На практике у прежнего подрядчика часто остаются права главного администратора, приложения из Маркета оформлены на его аккаунт, исходников доработок никто не видел, и как устроены интеграции, знает только его разработчик. Ниже разбираем, как отвязать интегратора в самом Битрикс24, что забрать у него до разрыва и в каком порядке передавать портал, чтобы смена подрядчика не превратилась во внедрение заново.

Когда менять подрядчика есть смысл

Смена подрядчика стоит времени и денег, поэтому затевать её стоит по существенным причинам. Неудобный менеджер, ответ через четыре часа вместо двух или отчёт в среду вместо понедельника обычно решаются разговором.

Причины посерьёзнее выглядят иначе. Работы не двигаются месяцами, и на вопрос о сроках приходит ответ про загрузку. Каждая мелкая правка упирается в границу пакета часов, а поиск причины проблемы оказывается отдельной платной работой. Подрядчик пишет первым, только когда предлагает что-то докупить, и за полгода ни разу не прислал разбор того, как работает система. В счёте одна строка и итоговая сумма, состава работ нет. Если совпало два таких признака и больше, менять есть смысл.

Что значит «отвязать интегратора» в Битрикс24

Под этой фразой обычно скрываются четыре разные связки, и каждая снимается в своём месте.

Партнёр портала

Партнёр Битрикс24, у которого куплена или продлена лицензия, отображается в самом портале, в виджете «Мой тариф». Отказаться от его услуг может только администратор: в блоке партнёра три точки → «Отказаться от услуг». После этого Битрикс24 создаёт чат, чтобы предупредить других администраторов и обсудить, кто будет поддерживать портал дальше. Выбрать нового партнёра можно там же, кнопкой «Выбрать», или по коду, который партнёр присылает после покупки лицензии.

Партнёрская поддержка

Если к порталу подключена поддержка партнёра, на вопросы в чате поддержки отвечает он, а поддержка самого Битрикс24 недоступна. Отключается она в разделе «Мой тариф» → «Поддержка24» кнопкой «Отключить поддержку партнёра». После отключения автоматически включается поддержка самого Битрикс24, если лицензия платная. Чтобы подключить другого партнёра, нужен код от него, который вводится внизу той же страницы. История переписки со всеми партнёрами сохраняется.

Специалист по внедрению

Сотрудника компании-интегратора приглашают на портал как специалиста по внедрению. У него права администратора с ограничениями: он не назначает и не увольняет администраторов и не отключает двухфакторную аутентификацию сотрудникам. В лимит пользователей лицензии он не входит. Отключить его можно в профиле: «Специалист по внедрению» → «Уволить». Пригласить специалиста может только администратор в веб-версии облачного Битрикс24.

Учётные записи сотрудников подрядчика

Кроме специалистов по внедрению на портале часто живут обычные учётные записи людей подрядчика, иногда с правами администратора. Их находим фильтром по администраторам в разделе «Сотрудники», снимаем права через «Администратор» → «Забрать права администратора» и увольняем. Перед увольнением проверяем, какие вебхуки созданы от имени этих людей. При увольнении сотрудника с активными вебхуками Битрикс24 спрашивает администратора, сохранить их или отключить. Если сохранить, портал создаст системного пользователя и интеграции продолжат работать. Если отключить, всё, что шло через эти вебхуки, остановится.

Проверьте, кто главный администратор

Главный администратор — сотрудник, который создал портал. На его почту приходят уведомления о продлении лицензии, и только он подтверждает передачу своих прав и своё увольнение. Если портал регистрировал подрядчик или человек, который у вас уже не работает, передать права будет некому.

Сменить главного администратора можно только на платной лицензии. Новый администратор открывает профиль главного, выбирает «Администратор» → «Забрать права администратора», главный получает запрос и подтверждает передачу. Сделать это нужно, пока отношения с подрядчиком рабочие: после объявления о разрыве подтверждение может не прийти.

Вторая частая потеря — двухфакторная проверка, привязанная к номеру телефона, которого больше нет. Номер уволившегося сотрудника перевыпущен оператором, код приходит чужому человеку или никому. Проверяется это за пять минут в профиле, и сделать это стоит сегодня.

Что забрать до того, как объявили о разрыве

Пока отношения рабочие, вы получаете ответы на вопросы. После объявления о разрыве вежливость заканчивается быстро. Поэтому запрашиваем всё одним письмом, без объяснения причин. Нормальный подрядчик отдаёт это за пару дней, и тогда, возможно, менять никого не придётся.

Приложения и их лицензии

Список приложений из Битрикс24 Маркета и понимание, на кого оформлены платные подписки. Приложение, оплаченное с аккаунта подрядчика, перестанет продлеваться, когда вы перестанете быть его клиентом. Тариф Битрикс24 относится к самому порталу, и после отказа от услуг партнёра портал остаётся у вас. Под угрозой приложения и интеграции, которые подрядчик собрал и оплачивал сам. Работая с нами, лицензию Битрикс24 вы оплачиваете напрямую вендору.

Исходники доработок

Всё, что писалось кодом: локальные приложения, обработчики вебхуков, внешние сервисы, скрипты на сервере коробочной версии. Без исходников доработка становится чёрным ящиком, и следующий исполнитель предложит переписать её заново, и будет прав. Вместе с кодом забираем доступы к серверам, где он работает.

Описание интеграций

Какие системы связаны с порталом: сайт, телефония, мессенджеры, учётная система, склад. Какие данные ходят в каждую сторону, где лежат настройки обменов и кто их менял последним.

Телефония

Доступ в личный кабинет оператора или виртуальной АТС. Частая ситуация: портал ваш, а АТС оформлена на подрядчика или на уволившегося сотрудника, и восстанавливать доступ потом придётся через оператора неделями.

Инструкции для сотрудников

Регламенты, инструкции, записи обучения. Обычно они лежат в чате с подрядчиком и исчезают вместе с чатом, поэтому переносим их в базу знаний портала.

Порядок передачи портала

Отключать всё одним днём — плохая идея. Работающая последовательность из четырёх шагов.

Первый шаг — инвентаризация. Вы сами или новый исполнитель описываете, что настроено: воронки, поля, роботы, бизнес-процессы, интеграции, приложения, права доступа. Делать это стоит, пока старый подрядчик ещё отвечает на вопросы.

Второй шаг — передача владения и доступов. Права главного администратора переходят вашему сотруднику, подписки приложений переоформляются, доступы к смежным системам собираются в одном месте.

Третий шаг — параллельный период. Одна-две недели, когда новый исполнитель уже разбирает систему, а старый ещё не отключён. Это страховка от ситуации «отключили, а оно не работает».

Четвёртый шаг — отключение. Отказ от услуг партнёра в «Моём тарифе», увольнение специалистов по внедрению и учётных записей подрядчика, снятие лишних прав администратора, закрытие доступов к серверам и смежным системам.

Между вторым и третьим шагом полезно остановиться и посмотреть, что вы получили. Часто портал оказывается в приличном состоянии, а проблема была в сопровождении. Тогда менять нужно формат ведения, портал трогать незачем.

Чего ожидать от нового исполнителя

Первое, о чём он попросит, — доступы. Это правильный признак: без прав администратора и доступа на чтение к смежным системам разбирать нечего.

Второе — время на изучение. Точная смета на доведение чужого портала через час после получения доступа называется наугад.

Третье — письменный разбор до начала работ: что нашли, чем это грозит, сколько работы на исправление и что вы можете закрыть силами своей команды. С таким документом вы ни к кому не привязаны и можете идти с ним к любому исполнителю, включая прежнего.

Разбор чужого портала мы делаем отдельной работой — аудит Битрикс24, в него входит и приём портала у прежнего подрядчика: собираем доступы, описываем настройки и доработки и пишем, что исправить первым. После приёма портал можно передать нам на сопровождение Битрикс24. Если после разбора выяснится, что доработки прежнего подрядчика проще переписать, это отдельная доработка Битрикс24. Права доступа на принятом портале обычно тоже приходится пересобирать, об этом подробно в статье права доступа в Битрикс24.

Частые вопросы

Ответы на вопросы, которые нам чаще всего задают по этой теме.