Перенос данных в Битрикс24: как импортировать контакты, компании и сделки без дублей

Перенести данные в Битрикс24 можно тремя путями: импортом CSV-файлов через мастер импорта в CRM, приложением из Битрикс24 Маркета для миграции данных или своим скриптом через REST API. Для компаний, контактов и открытых сделок обычно хватает мастера импорта, если грузить данные по порядку (компании, потом контакты, потом сделки) и заранее решить, что делать с дублями. История звонков, переписки и комментариев в мастер импорта не помещается: её переносят скриптом или оставляют в архиве. Ниже разбираем, как мы планируем перенос, в том числе из одного Битрикс24 в другой, какие ограничения мастера всплывают на полпути и зачем нужен пробный перенос.

Сначала решаем, что переносить

Самый дорогой перенос — «перенести всё». За несколько лет в рабочей CRM копятся контакты без телефона, сделки пятилетней давности, поля, которые заполняли один квартал, и три версии справочника источников. Если перенести это как есть, новый портал с первого дня выглядит как старый, только с другими кнопками.

Поэтому перед выгрузкой делим данные на три части.

Рабочие данные переезжают полностью и становятся полноценными элементами CRM: компании и контакты, с которыми работали последние год-два, открытые сделки на своих стадиях, товары, если по ним выставляются счета.

История переезжает как история. Закрытые сделки, звонки и переписка нужны, чтобы менеджер видел, что клиент покупал и о чём договаривались. Отчёты по ним на новом портале обычно не строят, поэтому превращать их в полноценные сделки с воронкой и стадиями не обязательно.

Архив не переезжает: контакты без сделок и активности за пять лет, тестовые записи, пустые компании. Их выгружаем в файл и отдаём заказчику, в CRM они не попадают.

Разговор о границах занимает час, заметно сокращает объём переноса и делает остальную работу предсказуемой.

Как устроен импорт в CRM Битрикс24

Мастер импорта открывается в нужном разделе CRM через шестерёнку: «Импорт компаний», «Импорт сделок», для контактов — «Импорт из CSV со своими настройками». Импортировать можно лиды, сделки, счета, предложения, смарт-процессы, контакты, компании и товары. Счета, предложения и смарт-процессы импортируются только из режима просмотра «Список». Импорт доступен администратору и сотрудникам, у которых в правах CRM есть право на импорт.

Шаги у мастера одинаковые: скачать шаблон CSV со всеми полями карточки, заполнить его, загрузить, выбрать разделитель столбцов, проверить сопоставление полей из файла с полями Битрикс24, выбрать обработку дублей и дождаться загрузки.

Про разделитель скажем отдельно. В шаблоне столбцы разделены точкой с запятой, а после правки в табличном редакторе разделитель может смениться на запятую. Если выбрать в мастере не тот символ, поля не распознаются. Справка советует открыть файл в текстовом редакторе и посмотреть, какой символ стоит в первой строке. Мы делаем по-другому: файлы для импорта генерируем скриптом из выгрузки старой системы и в таблицах их не открываем. Заодно не ломаются телефоны с плюсом и ведущие нули в ИНН.

Порядок загрузки и связи между элементами

Контакты, компании и сделки связываются при импорте автоматически, но при двух условиях.

Первое — порядок. Сначала компании, потом контакты с указанием компании, потом сделки с указанием компании и контакта. Связать элемент можно только с тем, что уже есть в Битрикс24.

Второе — точное совпадение названий. Связь строится по названию компании и по имени и фамилии контакта. Если в CRM компания записана как ООО Новые технологии, а в файле сделок как ООО «Новые технологии», связи не будет. Лишний пробел даёт тот же результат.

На живых данных второе условие ломается постоянно. В старой системе одна компания записана с организационно-правовой формой и без, с кавычками и без, латиницей и кириллицей. Поэтому перед импортом мы нормализуем названия в выгрузке и строим таблицу соответствия: старый идентификатор компании и название, под которым она загрузится. Сделки получают название компании из этой таблицы.

После загрузки связи проверяем выборкой: сколько сделок осталось без клиента. Если больше нескольких штук, причина в названиях. Три сделки, открытые наугад, этого не покажут.

Дубли: четыре режима и одна ловушка

При импорте компаний и контактов мастер спрашивает, что делать с дублями и по каким полям их искать, например по телефону, почте или названию.

«Разрешить» загружает всё подряд, даже если такая запись уже есть. «Заменять» перезаписывает поля существующей карточки данными из файла. «Объединять» заполняет в существующей карточке только пустые поля. «Пропустить» не загружает дубли и отдаёт их списком в файле.

Для первого переноса на пустой портал мы выбираем «Пропустить» с проверкой по телефону и почте, а файл с пропущенными разбираем отдельно: в нём лежат дубли, которые были ещё в старой системе. Для повторной догрузки после пробного переноса — «Объединять», чтобы не затереть то, что менеджеры уже поправили на новом портале.

Ловушка в сделках. Обновить существующие сделки импортом нельзя: если в CRM уже есть сделка с таким же названием, мастер загрузит её ещё раз. Повторный запуск того же файла удваивает воронку. Поэтому сделки грузим один раз, после проверки пробного переноса, и у каждой сделки на новом портале есть пользовательское поле с идентификатором из старой системы. По нему видно, что уже загружено, и повторная загрузка отсекается скриптом ещё до мастера.

После переноса в Битрикс24 работает автоматический поиск дубликатов лидов, контактов и компаний. По умолчанию он проверяет базу раз в день и сам объединяет только карточки, у которых совпадают все поля и один ответственный. Если отличается хотя бы одно поле, CRM предлагает объединить их вручную. При объединении остаётся карточка, созданная раньше, остальные уходят в корзину CRM.

Что мастер импорта теряет по дороге

Часть ограничений описана в справке Битрикс24, остальные мы видели на пробных переносах.

Дата закрытия. При импорте завершённых сделок поле «Дата закрытия» заменяется датой загрузки файла, и отчёты по периодам после этого теряют смысл: все сделки за три года окажутся закрытыми в один день. Справка предлагает загрузить дату в пользовательское поле и потом перенести её роботом «Изменить элемент» на финальной стадии. Мы переносим её скриптом через REST сразу после импорта, чтобы не зависеть от прохождения стадий.

Товары в сделке. Если в сделке несколько товаров, каждый идёт отдельной строкой файла с одинаковым ID сделки.

Поле «Мессенджер» в контактах. В нём хранится идентификатор профиля клиента из открытых линий, значения обычно начинаются с «imol». При переносе контактов с одного портала Битрикс24 на другой совпадение таких идентификаторов может привязать чаты к чужим контактам, поэтому эти столбцы перед импортом очищаем.

Реквизиты. Адрес в реквизитах компании составной: улица, город, индекс и остальные части заполняются отдельными столбцами, адрес одной строкой не загрузится. Для реквизитов в мастере есть отдельная опция, и шаблон с ней скачивается другой.

История. Звонки, письма, переписку и комментарии мастер не переносит: он работает с полями карточки, а эти записи живут в таймлайне.

Как перенести сделки из одного Битрикс24 в другой

Переезд между двумя порталами Битрикс24 устроен так же: выгрузка с одного портала и загрузка в другой. Лиды, сделки, контакты и компании выгружаются через CRM → Настройки → Экспорт в CSV и загружаются мастером импорта. Часть выгрузок Битрикс24 отдаёт в формате xls, а мастер ждёт csv, поэтому такие файлы конвертируем перед загрузкой.

Настройки CRM переносятся отдельно, через CRM → Настройки → Отраслевые сценарии: экспорт отдаёт архив, импорт на другом портале заменяет параметры карточек, пользовательские поля, воронки и стадии, роботов, триггеры, бизнес-процессы, CRM-формы и смарт-процессы. Экспорт и импорт настроек делает только администратор. Главное предупреждение справки: если на портале, куда загружаются настройки, уже есть лиды и сделки, при импорте они удалятся. Поэтому порядок жёсткий: сначала настройки на пустой портал, потом данные.

Сотрудников на новом портале заводим до импорта данных. Ответственный в файле сопоставляется с пользователем портала, и если сотрудника на портале нет, его карточки потом придётся раздавать вручную. Задачи, шаблоны бизнес-процессов, базы знаний и сайты переносятся своими выгрузками в своих разделах. Задачи уходят списком, без комментариев.

Для переездов, где важна история и связи, в Битрикс24 Маркете есть приложения миграции между порталами, в том числе между облачной и коробочной версиями. Перед покупкой проверяем, что именно приложение переносит с вашей лицензией, и прогоняем его на пробной части данных.

История переезжает скриптом

Когда история нужна менеджерам, переносим её через REST API после того, как компании, контакты и сделки уже на месте и у каждой записи есть идентификатор из старой системы.

Скрипт идёт по выгрузке, находит элемент на новом портале по этому идентификатору и добавляет в таймлайн комментарии: дата, автор, текст письма или сообщения, ссылка на запись разговора, если записи сохранены. Запросы отправляются пакетами, у REST API Битрикс24 есть метод пакетного выполнения. Ограничения на частоту запросов учитываем в самом скрипте, чтобы портал не начал отклонять вызовы посреди ночи.

Закрытые сделки старше двух-трёх лет чаще переносим комментарием в карточку компании: что покупали, когда и на какую сумму. Отдельной сделкой в воронке они только портят конверсию за период.

Если старая система продолжает работать во время переезда, на эти дни запускаем синхронизацию новых записей с защитой от дублей: менеджеры работают как обычно, и новые сделки не теряются между системами.

Пробный перенос

Перенос мы делаем дважды.

Первый раз — на часть данных: одна-две сотни компаний со всеми их контактами, сделками и историей. После него менеджеры, которые знают этих клиентов, открывают карточки и говорят, что не так. Всплывают ненайденные связи, перепутанные ответственные, поля, которые сопоставились не туда, стадии открытых сделок, которых на новом портале нет.

Второй раз — полный перенос со всеми правками в скриптах. Между ними обычно проходит несколько дней, и старая система всё это время работает. В день переключения скрипт через REST догружает только изменения за эти дни, находя записи по тем же идентификаторам.

Перенос данных мы делаем в составе внедрения Битрикс24. Если портал уже работает и в нём накопились дубли, потерянные связи и сделки с датой закрытия в день импорта, разбор последствий переноса входит в аудит Битрикс24. Если переезд связан со сменой подрядчика, про доступы и то, что нужно забрать заранее, — в статье как сменить интегратора Битрикс24.

Частые вопросы

Ответы на вопросы, которые нам чаще всего задают по этой теме.