КЭДО в Битрикс24: что нужно для запуска, кроме самого модуля

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) выглядит как функция, которую включают одной настройкой. В проекте модуль в портале оказывается самой понятной частью работы. Основное время уходит на то, что вокруг него: подписи сотрудников, их согласия, учётные записи на госуслугах и решение, какие документы переводить в электронный вид.

Ниже — из чего складывается запуск КЭДО в Битрикс24, как документ проходит по порталу и где проект обычно встаёт.

Что КЭДО закрывает и что остаётся на бумаге

КЭДО переносит в одну систему весь цикл кадрового документа: создание, согласование, подписание и хранение. Заявление на отпуск, ознакомление с приказом, дополнительное соглашение, справка перестают быть бумагой, которую надо довезти до сотрудника, получить обратно и передать в бухгалтерию.

Выигрыш растёт вместе с географией и текучкой. Компания из десяти человек в одном офисе сэкономит немного: бумагу там подписывают за пять минут. Для филиалов, удалённых сотрудников, вахты и сезонного найма КЭДО окупается на первом массовом документе, который иначе пришлось бы рассылать курьером.

Статья 22.1 Трудового кодекса разрешает вести электронно почти все кадровые документы без дублирования на бумаге. Бумажными остаются трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Перечень исключений с момента появления закона уточнялся, поэтому перед запуском его стоит сверить с действующим текстом кодекса.

Подписи: кто и чем подписывает

С подписями путаются чаще всего, потому что от типа документа зависит, какой подписью его можно подписать.

Со стороны компании нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) на руководителя или уполномоченного представителя. Её выдаёт ФНС, хранится она на USB-носителе.

Сотрудник по умолчанию подписывает простой электронной подписью. Она формируется на основе логина и пароля входа на портал, поэтому отдельный сертификат работнику не нужен. Для массового запуска это главное: не придётся выпускать подпись каждому сотруднику.

Для документов, где простой подписи недостаточно, Битрикс24 поддерживает подписание через приложение «Госключ» от Минцифры. Сертификат выдаётся в приложении, подпись ставится с телефона без токенов и СМС и по ТК РФ и 63-ФЗ приравнивается к собственноручной.

Требования к подписи разводятся так. Трудовой договор, договор о материальной ответственности и ученический договор работодатель подписывает квалифицированной подписью, работник — квалифицированной или неквалифицированной. Остальные кадровые документы можно подписывать простой подписью, если с сотрудником заключено соглашение о её использовании. Поэтому до настройки документы раскладывают по типам и за каждым закрепляют вид подписи, чтобы трудовой договор не ушёл на простую подпись.

Как документ проходит по порталу

В Битрикс24 механика строится вокруг шаблона. Кадровик загружает готовый файл или создаёт документ по шаблону, и данные сотрудника — фамилия, должность, реквизиты — подставляются из его карточки. Документу присваивается код по приказу Минтруда № 578н и выбирается способ подписания.

Маршрут собирается из ролей. Инициатор — кадровик. При необходимости в цепочку добавляются согласующий и заполняющий. Со стороны компании документ подписывает подписант с УКЭП, последним подписывает сотрудник.

Сотрудник получает уведомление в чате и мобильном приложении Битрикс24 и подписывает документ оттуда. Статусы по всем участникам видны на канбане: кадровик видит, на каком шаге документ остановился, без обзвона и переписки «подписал или нет». Кто какие документы видит, настраивается через роли — как мы раздаём доступы по структуре компании, описано в разборе прав доступа в Битрикс24.

Подписанные документы хранятся в облаке Битрикс24 в течение сроков, установленных для бумажных архивов. Трудовой договор сотрудника за любой год находится поиском в портале за минуту.

Где запуск встаёт на практике

Настройка портала занимает дни. Запуск занимает месяцы, и причины лежат вне портала.

Первое — согласия. Переход на КЭДО добровольный, письменное согласие берут у каждого сотрудника. Подписать первое согласие электронно ещё нечем, поэтому его собирают на бумаге: двести человек — двести бумажных согласий, которые кадровой службе нужно собрать и учесть. Вместе с ними работодатель издаёт локальный акт — положение о переходе на электронный документооборот.

Второе — учётные записи. Для «Госключа» у сотрудника должна быть подтверждённая учётная запись на госуслугах с рабочим доступом. На практике у части людей её нет, у части забыт пароль, у части телефон привязан к старому номеру. Линейный персонал приходится проводить через регистрацию отдельно, и это проект внутри проекта.

Третье — владелец процесса. КЭДО живёт на стыке кадров, юристов и ИТ. Если ответственного нет, документ ходит по кругу согласований дольше, чем ходил бы на бумаге.

Четвёртое — архив. Бумажные документы прошлых лет остаются. Оцифровывать всё задним числом обычно дороже пользы, разумнее провести черту по дате запуска.

Что настраиваем в портале

Техническая часть сводится к трём вещам.

Маршруты: кто согласует, в каком порядке, что происходит при отказе и при истечении срока. Здесь работают те же роботы и бизнес-процессы, что в остальном портале. Робот ставит задачу следующему участнику со сроком, напоминает, если документ лежит без движения, и возвращает его инициатору при отказе с обязательным комментарием. Без этой автоматики КЭДО превращается в электронную папку, где документ ждёт, пока о нём вспомнят.

Шаблоны: типовые документы с автоподстановкой данных сотрудника, чтобы кадровик не собирал заявление вручную.

Хранение и доступ: кто видит чужие документы, сколько они хранятся, что происходит при увольнении. Кадровые данные — персональные данные, и матрица доступа здесь строже, чем в продажах. Если кадровые данные приходят в портал из таблиц или другой учётной системы, сначала решаем вопрос дублей — порядок описан в материале про импорт данных в Битрикс24.

КЭДО окупается быстро, когда сотрудники распределены географически, найм идёт потоком и документов на человека много. Работу кадровика он не отменяет: исчезает логистика бумаги — доставка, ожидание, потерянные экземпляры.

Как мы запускаем КЭДО

Начинаем с разбора кадрового процесса: какие документы идут потоком, кто их согласует, какие подписи нужны по каждому типу. Параллельно кадровая служба собирает согласия и готовит положение о переходе. Затем мы настраиваем шаблоны, маршруты и роли и запускаем пилот на одном типе документа, обычно на заявлении на отпуск. Когда пилот прошёл, подключаем остальные.

Настройку портала под кадровый документооборот мы ведём как доработку Битрикс24, маршруты согласования и роботов — как автоматизацию бизнес-процессов. Вход — бесплатный созвон, после него присылаем план; состав и стоимость — в смете после созвона.