Битрикс24: облако или коробка — как выбрать, когда портал уже работает

Вопрос «облако или коробка» чаще всего возникает, когда портал Битрикс24 уже работает: воронка размечена, роботы стоят на стадиях, менеджеры каждый день двигают сделки. Выбор в такой момент касается живой системы, и его последствия видны сразу на потоке продаж. Ниже сравниваем облачную и коробочную версии по пяти осям: кто обслуживает сервер, насколько глубоко дорабатывается портал, где лежат данные, чем различаются функции и как проходит смена версии. В конце разбираем ошибки, которые мы встречаем на аудитах чаще всего.

Кто обслуживает сервер и обновления

Облачный Битрикс24 работает на инфраструктуре вендора. Сервер, резервирование и обновления остаются на его стороне: по справке Битрикс24, обновления и новые инструменты приходят в облачный портал автоматически. Администратор портала занимается настройками CRM и правами сотрудников, серверной части он не касается.

Коробочная версия ставится на сервер, который выбирает и оплачивает сама компания. Вендор публикует технические требования: Linux на базе RHEL 9, готовое веб-окружение вендора или виртуальная машина на его основе, а итоговая конфигурация сервера зависит от числа пользователей и объёма документов. Обновления в коробке ставит администратор через встроенную систему SiteUpdate, в разделе «Маркетплейс → Обновление платформы». Справка по обновлению коробки требует перед этим проверить версию PHP и рекомендует снять резервную копию.

Получается, что в коробке появляется постоянная работа: следить за сервером и свободным местом, ставить обновления, проверять копии. Её выполняет штатный администратор или подрядчик на сопровождении, и решать, кто это будет, стоит до выбора версии.

Доработки: что собирается в облаке и что требует коробки

В облаке портал настраивается штатными средствами. Стадии и поля сделки, роботы и триггеры на стадиях, бизнес-процессы, смарт-процессы под сервис или допродажи, права по ролям. Для связки с внешними системами есть REST API, вебхуки и собственные приложения: их создают в разделе для разработчиков, и справка привязывает эту возможность к подписке на Маркетплейс. Часть инструментов доступна не во всех тарифах, поэтому набор стоит проверить на своём портале.

Коробка добавляет к этому доступ к серверной части. В сравнении версий от вендора сказано, что исходный код коробки открыт и систему можно менять через модули, PHP и JavaScript. Для облака в той же таблице указан REST API, для коробки — REST API, Битрикс API и D7 API. На практике это означает свои модули, обработчики событий на сервере и логику, которая работает внутри продукта.

Большинство задач отдела продаж собирается штатно: перевод сделки по событию, контроль сроков роботом, смарт-процесс под повторные продажи, обмен с сайтом или телефонией через приложение. Когда смарт-процесс уместен и когда его хватает, мы разбирали в статье про смарт-процессы. Коробка нужна там, где логику нельзя вынести во внешнее приложение через REST и ей требуется работать внутри самого продукта.

Где лежат данные

Облачный портал хранит данные в дата-центрах, которые использует вендор. В коробке база и файлы лежат на сервере компании, и объём хранения ограничен только этим сервером. Если служба безопасности или головная компания требует держать данные на своём сервере, облако это требование не закрывает.

Подробно о том, на каких площадках размещены облачные порталы зоны .ru, что из облака выгружается штатно и как устроены копии коробки, написано в статье о резервной копии Битрикс24 и о том, где лежат данные CRM. Для выбора версии из неё достаточно одного вывода: своя копия данных у компании появляется только тогда, когда компания её делает, в облаке и в коробке одинаково.

Чем различаются функции версий

Базовый набор у версий общий: CRM, задачи, Диск, роботы и бизнес-процессы вендор описывает и для коробочной версии. Различия касаются того, как новые инструменты попадают на портал и от чего зависит их работа.

В облаке новинки появляются без участия администратора. В коробку они приходят через обновление платформы, и пока обновление не установлено, инструмента на портале нет. Вендор отдельной статьёй сообщал, что в коробочной версии появились новые видеозвонки, КЭДО, мобильное приложение, BitrixGPT и BI Конструктор, то есть эти инструменты включались в коробке отдельным шагом.

Часть функций коробки зависит от доступа к внешним сервисам вендора. Например, работа Битрикс24 Подписи в коробочной версии, по справке, требует подключения к внешним сервисам, и в закрытом контуре её приходится отдельно настраивать. Приложения Маркета в коробке на коммерческой редакции тоже работают по подписке.

Полного официального списка «есть только в облаке» мы не нашли. Если конкретная функция важна для процесса, проверяем её по справке и на тестовой установке до решения.

Как проходит смена версии, когда сделки идут каждый день

Переход из облака в коробку переносит рабочие данные: сделки, контакты, историю в таймлайне, задачи, файлы, пользователей. Делают это приложениями-миграторами из Маркета, у каждого из них свои ограничения по объёму и составу переносимого.

Чтобы продажи не останавливались, сначала делают тестовый перенос. Команда продолжает работать в облаке, а ответственные проверяют свои сделки в новом портале и находят расхождения. Затем выбирают окно переключения: день, когда дозаливаются изменения с момента теста и переводятся телефония, почта, формы сайта и интеграции. Окно лучше ставить вне периода закрытия месяца, а сотрудников заранее предупредить, какие дела в этот день лучше отложить.

Права доступа при смене версии удобно пересмотреть под текущую структуру отделов. Как собирать роли от структуры компании, описано в статье о правах доступа в Битрикс24.

Типовые ошибки выбора

Коробка ради одной доработки. Компания уходит из облака из-за одной задачи, которая на деле собирается роботом, бизнес-процессом или приложением через REST. В итоге у компании появляются сервер, обновления и администрирование, хотя задача решалась бы и в облаке.

Коробка без человека, который её ведёт. Портал переехал, а за обновлениями, местом на диске и копиями никто не закреплён. Обновления копятся неустановленными, и новые инструменты до портала не доходят.

Коробка без копий вне сервера. Модуль резервного копирования настроен складывать архивы только на тот же сервер, где работает портал. При отказе сервера пропадают и портал, и его копии. Копии должны уходить на вторую площадку, и их восстановление нужно проверять.

Выбор без описи процессов. Решение принимают по общему впечатлению «в коробке больше возможностей», не расписав, какие шаги воронки не собираются штатно. Опись часто показывает, что таких шагов нет или они закрываются приложением.

Что мы делаем по этой теме

Когда компания выбирает между версиями, мы начинаем с аудита Битрикс24: смотрим воронки, роботов, интеграции и отмечаем, какие задачи собираются штатно, а каким нужна серверная логика. Если доработка решается в облаке, делаем её через приложения для Битрикс24. Если остаётся облако, но нужна своя копия данных, настраиваем резервное копирование Битрикс24. Когда требования к площадке или серверная логика действительно ведут в коробку, планируем переезд Битрикс24 в коробку с тестовым переносом и окном переключения.

Начинаем с бесплатного созвона, после него присылаем план и смету.